미국 연방조달에 진출하려는 기업은 영문 회사소개서를 Capability Statement로 바꾸어 제출하면 된다고 생각하기 쉽다. 그러나 두 문서는 목적과 독자가 다르다.
회사소개서는 기업의 역사와 비전을 폭넓게 알리는 자료다.
Capability Statement는 정부기관이나 주계약자가 짧은 시간 안에 해당 기업의 공급역량과 계약 적합성을 판단하도록 돕는 문서다.
미국 중소기업청의 교육자료에서도 Capability Statement를 정부조달에서 기업의 이력서 역할을 하는 1∼2쪽짜리 문서로 설명한다.
미국 중소기업청의 Capability Statement 교육
1. 구매기관이 필요로 하는 이슈 해결관점에서 시작하라
일반적인 회사소개서는 다음과 같은 문장으로 시작하는 경우가 많다.
당사는 혁신과 신뢰를 바탕으로 미래가치를 창출하는 전문기업입니다.
표현은 긍정적이지만 정부 구매담당자가 무엇을 구매할 수 있는지는 알기 어렵다.
Capability Statement의 첫 부분에서는 다음 내용을 분명하게 제시해야 한다.
- 어떤 제품과 서비스를 공급하는가?
- 어느 기관과 업무에 적합한가?
- 어떤 문제를 해결하는가?
- 경쟁기업과 다른 역량은 무엇인가?
- 계약을 수행할 준비가 돼 있는가?
예를 들어 ‘AI 전문기업’이라고 소개하는 것보다 ‘정부기관의 반복적인 문서분류와 보고서 작성시간을 줄이는 AI 업무자동화 교육·컨설팅 제공’이라고 쓰는 편이 구체적이다.
2. 핵심역량은 서비스 목록이 아니다
Core Competencies에는 회사가 할 수 있는 업무를 모두 나열해서는 안 된다.
목표기관이 구매할 가능성이 높은 역량을 3∼5개로 정리하는 편이 좋다.
다음 세 요소를 결합할 수 있다.
수행행위 + 대상업무 + 제공결과
예시는 다음과 같다.
- 중소 제조기업 대상 미국 조달시장 진입전략 수립
- 공공기관용 생성형 AI 실무교육과 운영지침 개발
- 기술기업의 시장·특허·경쟁환경 조사
- 기업 역사자료 조사와 영문 콘텐츠 제작
‘컨설팅, 교육, 연구, 마케팅’처럼 넓은 단어만 사용하면 전문영역이 드러나지 않는다.
3. 기업의 특이점 및 차별점은 증거 이력으로 표현하라
‘우수한’, ‘혁신적인’, ‘고객 중심의’라는 표현은 많은 기업이 사용할 수 있다.
차별점은 다른 기업과 비교해 구매기관의 위험을 줄이는 구체적인 근거여야 한다.
- 대표자의 관련 학위와 연구경력
- 특정 산업과 업무 수행경험
- 보유 인증과 등록
- 해외시장과 언어 대응능력
- 짧은 의사결정 구조
- 연구·교육·사업화를 연결하는 역량
- 계약 후 제공할 보고와 품질관리 방식
단, 보유하지 않은 실적이나 인증을 과장해서는 안 된다.
아직 정부계약 실적이 없다면 관련 민간실적과 대표자의 전문경력을 구분해 표시해야 한다.
4. 과거 수행 이력은 구매위험을 줄이는 정보이다
과거실적에는 고객명과 계약금액만 넣는 것이 아니다.
어떤 문제를 맡아 무엇을 납품했는지 보여줘야 한다.
다음과 같이 정리할 수 있다.
| 항목 | 기재 내용 |
|---|---|
| 고객유형 | 공공기관·교육기관·제조기업 등 |
| 과업 | 수행한 구체적 업무 |
| 기간 | 계약 및 수행기간 |
| 결과 | 납품한 산출물과 성과 |
| 관련성 | 목표 조달업무와의 연결점 |
고객명 공개가 어렵다면 계약조건과 비밀유지 의무를 확인한 뒤 식별정보를 제한할 수 있다.
5. 조달 식별정보를 빠뜨리지 말라
미국 정부 구매담당자는 기업의 역량뿐 아니라 조달시스템에서 해당 기업을 식별할 정보도 필요하다.
- 법적 영문 상호
- UEI
- CAGE 또는 NCAGE
- 관련 NAICS 코드
- 기업규모와 인증
- 연락처와 웹사이트
- 주요 공급지역
각 시스템의 상호와 주소가 서로 다르면 업체확인 과정이 지연될 수 있다.
Capability Statement를 작성하기 전에 등록정보의 일치 여부를 확인해야 한다.
6. 기관별 니즈에 부합된 문서를 보내라
기본 문서는 하나로 만들 수 있지만 모든 기관에 동일한 버전을 보내는 것은 효과적이지 않다.
국방기관에는 공급안정성·보안과 납기를 강조하고, 교육기관에는 교육과정·학습성과와 강사역량을 강조해야 한다.
연구기관에는 조사방법과 보고서 품질을 보여줘야 한다.
문서 전체를 새로 만들 필요는 없다. 핵심역량, 차별점과 과거실적의 배열을 목표기관에 맞춰 조정하면 된다.
Capability Statement 1쪽 구성
- 기업명과 한 문장 가치제안
- 핵심역량 3∼5개
- 구체적인 차별점
- 관련 과거실적
- UEI·NCAGE·NAICS 등 식별정보
- 대표 연락처와 웹사이트
미국 중소기업청은 Capability Statement를 정부와 상업시장에 기업의 구체적인 역량을 알리는 간결한 문서로 안내하고 있다.
종합하자면, Capability Statement는 영문으로 번역한 회사소개서가 아니다.
정부 구매담당자가 이 기업을 어떤 업무에 활용할 수 있고, 계약위험을 어떻게 줄일 수 있는지 판단하게 하는 조달영업 문서다.
기업의 역사를 길게 설명하기보다 구매기관의 문제, 공급역량과 이를 증명할 근거를 짧고 구체적으로 제시해야 한다.
좋은 Capability Statement는 회사를 자랑하는 문서가 아니다.
구매기관이 다음 질문을 하게 만드는 문서다.
핵심은 발주기관 입장에서 봐야 한다. 즉 이 기업과 구체적으로 어떤 계약을 논의할 수 있는가?
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